Müşteri ne zaman yeniden taranmalı
Bir müşteriyi ilişkinin başında taramak, o müşterinin bugün de temiz olduğunu göstermez. Listeler her hafta değişir; bir müşteriyi belirli olaylardan sonra ve risk grubuna göre belirli aralıklarla yeniden taramak gerekir.
Neden bir kez taramak yetmez
Yaptırım listeleri sabit belgeler değildir. BM Güvenlik Konseyi, ABD Hazine Bakanlığı (OFAC), Avrupa Birliği ve Birleşik Krallık listelerine düzenli olarak yeni kişi ve kuruluşlar eklenir, bazı kayıtlar çıkarılır, var olan kayıtlara yeni adlar ya da doğum bilgileri eklenir. Türkiye'de malvarlığı dondurma kararları Resmî Gazete'de yayımlanır ve MASAK listesine yansır. Siyasi nüfuz sahibi kişi (PEP) statüsü de görev değiştikçe değişir.
Bu yüzden geçen yıl "Eşleşme yok" sonucu alan bir müşteri, bugün bir listede yer alıyor olabilir. Tarama, yapıldığı andaki liste durumunu gösterir; o anın kaydıdır.
Taramayı gerektiren olaylar
Takvimden bağımsız olarak aşağıdaki durumlarda ilgili kişiyi ya da kuruluşu yeniden tarayın:
- Yeni bir iş ilişkisi kurulurken ve ilk işlemden önce,
- Olağan dışı tutarda ya da biçimde bir işlem geldiğinde,
- Müşterinin unvanı, ortakları, yetkilileri ya da adresi değiştiğinde,
- Resmî Gazete'de yeni bir malvarlığı dondurma kararı yayımlandığında,
- Takip ettiğiniz uluslararası listelerden birinde kapsamlı bir güncelleme duyurulduğunda.
Risk grubuna göre örnek takvim
Mevzuat her işletme için tek bir tarama sıklığı belirlemez; sıklığı işletmenizin risk değerlendirmesi belirler. Aşağıdaki tablo, küçük ve orta ölçekli bir kuyumcu, döviz bürosu ya da muhasebe ofisi için başlangıç noktası olarak kullanılabilecek bir örnektir. Kendi politikanızı uyum görevlinizle birlikte yazın.
| Müşteri grubu | Örnek nitelik | Örnek sıklık |
|---|---|---|
| Yüksek risk | PEP, yüksek riskli ülke bağlantısı, yoğun nakit işlemi | Her işlemden önce ve haftalık |
| Orta risk | Düzenli ama yüksek tutarlı işlem yapan müşteri, yabancı uyruklu müşteri | Aylık |
| Düşük risk | Uzun süreli, düşük tutarlı, bilgileri güncel müşteri | Üç ayda bir ve liste değişikliklerinde |
Günde beş sorguyla pratik plan
Bu sitede her IP adresinin günde beş sorgu hakkı vardır ve haklar Türkiye saatiyle 00:00'da yenilenir. Az sayıda müşteriyle çalışıyorsanız haklarınızı şöyle kullanabilirsiniz:
- Yeni müşteriyi ve olağan dışı işlem yapan müşteriyi her zaman önce tarayın.
- Kalan hakları yüksek riskli müşterilerin düzenli taramasına ayırın.
- Her taramayı ad, doğum tarihi, uyruk ve elinizdeki diğer kimlik bilgileriyle yapın; yanlış pozitifleri baştan azaltır.
- Her sonucun CSV dosyasını müşteri adı ve tarihle saklayın.
- Eşleşme çıkan sonucu aynı gün inceleyin; incelemeyi ertesi güne bırakmayın.
Müşteri sayısı arttıkça tek tek tarama yetersiz kalır. Yüzlerce müşteriyi her gün otomatik taramak ve liste değiştiğinde uyarı almak için zamanlanmış tarama yapan bir uyum yazılımına ihtiyaç duyulur.
Kayıt tutmak
Bir taramanın yapıldığını sonradan gösterebilmek, taramanın kendisi kadar önemlidir. Her tarama için şunları saklayın: tarama tarihi ve saati, taranan kişi ya da kuruluş, sonuç, incelenen eşleşmeler ve verilen karar. 5549 sayılı Kanun, yükümlülerin işlemlere ilişkin belge ve kayıtları sekiz yıl saklamasını öngörür; tarama kayıtlarınızı da aynı düzen içinde tutmak denetimde işinizi kolaylaştırır.
Sık yapılan hatalar
- Yalnızca yeni müşterileri taramak, mevcut portföyü hiç yeniden taramamak,
- Doğum tarihi, uyruk ve kimlik bilgisi olmadan taramak ve çıkan yaygın isim eşleşmelerini incelemeden kapatmak,
- Sonucu kaydetmeden yalnızca ekranda görmek,
- Kuruluşları tarayıp ortaklarını ve yetkililerini atlamak.
Eşleşme çıkan bir sonucun nasıl inceleneceğini yanlış pozitif ayıklama rehberinde adım adım anlattık.