Mali müşavir ve denetçide tarama: müşteri kabulünden yıllık devama
Mali müşavirlik ofisinde ve denetim firmasında müşteri ilişkisi yıllarca sürer ve müşterinin kendisi kadar ortakları, yetkilileri de değişir. Bu yazı taramanın müşteri kabulünde, şirket kuruluşu ve devri işlerinde ve yıllık devam kararında nasıl yapılacağını, ofis düzeni açısından anlatıyor.
Bir işverene bağlı olmaksızın çalışan serbest muhasebeciler, serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler, Tedbirler Yönetmeliği'nde 5549 sayılı Kanun'un yükümlüleri arasında sayılır; ancak bu yükümlülük şirket, vakıf ve dernek kurulması, idaresi ve devredilmesi gibi işlerle sınırlıdır. Finansal piyasalarda denetim yapmaya yetkili bağımsız denetim kuruluşları da yükümlüler arasında yer alır. Kapsamın sınırlı olması taramayı gereksiz kılmaz; müşteri kabulünde yapılan tarama, ofisin kendisini de korur.
Ofiste tarama takvimi
- Müşteri kabulüYeni mükellef, ortakları ve yetkilileri hizmet sözleşmesi imzalanmadan taranır.
- Kuruluş ve devirŞirket kuruluşu, hisse devri ya da yönetim değişikliği işinde tüm taraflar işe başlanmadan taranır.
- Yıllık devamYıl başında ya da denetim döneminden önce mükellef listesinin tamamı yeniden taranır.
- Ticaret sicili değişikliğiMüşterinin ortaklık yapısında ya da yetkililerinde değişiklik öğrenildiğinde yeni kişiler taranır.
Müşteri kabulünde ne taranır
Bir şirketi mükellef olarak kabul ettiğinizde tarama listesi şirket unvanıyla başlar, ama asıl iş kişilerdedir: ortaklar, müdürler ya da yönetim kurulu üyeleri ve şirketi fiilen kontrol eden gerçek kişiler. Ticaret sicili kayıtları ve şirket sözleşmesi bu isimleri verir. Her kişiyi doğum tarihi ve uyruğuyla ayrı satırda tarayın, sonucu müşteri kabul formuna ekleyin. Hangi bilgilerin girilmesi gerektiğini tarama rehberinde anlattık.
Şirket kuruluşu ve devri
Kapsamın doğrudan işaret ettiği işler bunlardır. Bir müşteri adına şirket kurarken, hisse devrine aracılık ederken ya da yönetimi değiştirirken işlem taraflarının tamamı taranır: kurucular, devreden ve devralan, yeni atanan yetkililer. Devralan kişi yabancı uyrukluysa pasaport numarası ve uyruk taramaya mutlaka eklenir. Bu işlerde tarama sonucunun, işle ilgili yazışmalar ve belgelerle aynı dosyada bulunması gerekir.
Yıllık toplu tarama
Mükellef listesi yıl boyunca az değişir, ama listeler değişir. Yılda en az bir kez, tercihen beyanname döneminden önce sakin bir haftada, mükelleflerin ve ortaklarının tamamını yeniden tarayın. Muhasebe programınızdan alacağınız mükellef listesi bu iş için iyi bir başlangıçtır. Bu sitede günde beş sorgu hakkı vardır; birkaç yüz kişilik bir listeyi burada taramak pratik değildir, toplu tarama için bir uyum yazılımı ya da API gerekir. Riskli gördüğünüz mükellefler için daha sık bir takvim kurmak üzere yeniden tarama rehberine bakın.
Denetim firmasında kabul ve devam
Bağımsız denetim firmaları, bir müşteriyi kabul etmeden ve her yıl denetime devam etmeden önce müşteri ilişkisini değerlendirir. Yaptırım ve PEP taraması bu değerlendirmenin bir parçası olarak denetim dosyasında yer alabilir: denetlenen şirket, ana ortakları ve üst yönetimi. Haber taraması da burada işe yarar; mali suç haberleri, denetim riskini değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken bir bilgidir.
Örnek: hisse devrine aracılık
Uzun süredir defterini tuttuğunuz bir limited şirketin ortaklarından biri payını yabancı uyruklu bir kişiye devretmek ister ve işin hazırlığını sizden bekler. Devralacak kişi pasaport bilgileriyle, devreden ortak kimlik bilgileriyle taranır. Devralanın adı listedeki bir kayıtla benzerlik gösterir; doğum tarihi ve uyruk eklenip yeniden tarandığında benzerlik ortadan kalkar. Sonuçlar, devirle ilgili yazışmalar ve hazırlanan belgelerle aynı dosyaya konur. Devir tamamlandığında müşteri kaydınızdaki ortak listesi güncellenir; bir sonraki yıllık toplu tarama yeni ortağı da kapsar.
Ofislerde sık görülen aksaklıklar
- Müşteri kabulünde şirketi tarayıp ortakları atlamak,
- Ortaklık değişikliğini muhasebe kaydına işleyip taramayı unutmak,
- Yıllık toplu taramayı hiçbir zaman takvime koymamak,
- Taramayı kimin yapacağını belirlememek.
Kayıt ve ofis içi sorumluluk
Küçük bir ofiste taramayı kimin yapacağı belirsiz kalırsa hiç yapılmaz. Bir kişiyi sorumlu atayın, müşteri kabul formuna tarama satırı ekleyin ve sonuçları müşteri dosyasında saklayın. Eşleşme çıktığında nasıl ilerleyeceğinizi eşleşme rehberinden izleyebilirsiniz. Şirket işlemlerinin noter tarafı için noterlik yazısı da işinize yarar.
Sıradaki sektör: Noter