Noterlikte tarama: işlem taraflarını imzadan önce kontrol

Noterler, Tedbirler Yönetmeliği'nde 5549 sayılı Kanun'un yükümlüleri arasında açıkça sayılır. Noterlik işlemlerinin çeşitliliği nedeniyle taramanın kapsamı işlem türüne göre değişir; ama ortak nokta, işlem taraflarının imzadan önce taranmasıdır.

Vekaletname: asil ve vekil

Vekaletname düzenlenirken masada vekâlet veren kişi oturur; vekil çoğu zaman orada değildir. Yine de vekaletname ile işlem yapacak olan kişi vekildir. Her iki kişiyi taramak, vekaletnamenin ileride hangi işlemde kullanılacağına bakılmaksızın sağlam bir alışkanlıktır. Vekaletnamede vekilin kimlik bilgisi yer aldığı için bu tarama ek bir bilgi talebi gerektirmez.

Araç satışında iki taraf

İkinci el araç satışlarının noterde yapılması, noterliği bu işlemlerin tüm taraflarını gören yer haline getirir. Alıcı ve satıcı birlikte gelir, ikisi de taranır. Satış bir galeri üzerinden yapılıyorsa galerinin yetkilisi de işlemin tarafıdır. Galeri tarafındaki akışı oto galeri yazısında ayrıca anlattık.

Şirket işlemleri ve temsil

İmza beyannamesi, şirket kararları ve devir sözleşmeleri gibi işlemlerde imza atan kişi şirketi temsil eder. Tarama, hem imza atan kişiyi hem de temsil edilen şirketi kapsamalıdır. Şirket yabancıysa unvanın yabancı dildeki yazımı ile Türkçe çevirisi listede farklı görünebilir; ikisini de taramak gerekebilir. Şirket kuruluşu ve devri işlerinde mali müşavirin yaptığı taramayla nasıl tamamlandığını mali müşavir ve denetim yazısında görebilirsiniz.

Yoğun günde iş bölümü

Ay sonları ve tatil öncesi günler noterlikte kuyruk yaratır. Taramanın bu günlerde atlanmaması için kalemde iş bölümü baştan belirlenmelidir: kimliği alan kâtip taramayı yapar, eşleşme çıkarsa işlem bir sonraki kişiye geçmeden ayrılır. Eşleşmeyi değerlendirecek kişi gün içinde belli saatlerde bekleyen işleri inceler. Bekleyen işlemin taraflarına yapılacak açıklama tarafsız olmalıdır.

Eşleşmenin değerlendirilmesi

Noterlikte taraflar her zaman kimlik ibraz ettiği için eşleşmeyi ayırt edecek bilgi elinizdedir: doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, kimlik numarası. Bu bilgileri ekleyerek yeniden tarayın; sonuç panelindeki alan karşılaştırması listedeki kaydın hangi bilgilerle örtüştüğünü gösterir. Ayrıntılı yöntem eşleşme rehberinde.

Örnek: sabah açılışında üç işlem

Noterlik açıldığında ilk sırada bir vekaletname, bir araç satışı ve bir imza beyannamesi vardır. Kâtip vekaletnamede vekâlet vereni ve vekili, araç satışında alıcıyı ve satıcıyı, imza beyannamesinde imza atan kişiyi ve şirketi tarar. Araç satışında satıcının adında olası eşleşme çıkar; kâtip işlemi ayırır ve sıradaki işleme geçer. Noter yardımcısı kimlikteki doğum yerini ve tarihini ekleyip yeniden tarar, listedeki kaydın bilgileri farklıdır. Sonuç ayıklanır, gerekçe işlem kaydına eklenir, araç satışı birkaç dakikalık gecikmeyle tamamlanır.

Noterlikte sık görülen aksaklıklar

• Vekaletnamede yalnızca masadaki kişiyi taramak,
• Şirket işlemlerinde imza atanı tarayıp şirketin kendisini atlamak,
• Yoğun günlerde taramayı işlemden sonraya bırakmak,
• Ayıklanan eşleşmenin gerekçesini işlem kaydına yazmamak.

Kâtiplerin eğitimi

Taramayı kâtip yaptığına göre, kâtibin iki şeyi kesin bilmesi gerekir: hangi işlemde kimlerin taranacağı ve eşleşme çıktığında işlemin nasıl ayrılacağı. İşlem türlerine göre "taranacak kişiler" tablosu hazırlamak (vekaletnamede asil ve vekil, satışta alıcı ve satıcı, şirket işlemlerinde imza atan ve şirket) bu bilgiyi tek sayfaya indirir ve yeni başlayanların ilk haftasını kolaylaştırır.

Kayıt

Tarama sonucunu işlemin yevmiye numarasıyla ilişkilendirerek saklayın. Sonucun yazdırılmış ya da PDF olarak kaydedilmiş hali işlem dosyasına eklenebilir. Taşınmaz satışlarının hazırlık aşamasında emlak ofisinin rolü için emlak yazısına göz atın.

Sıradaki sektör: Dış ticaret, ihracat ve lojistik