Faktoring, finansman ve kiralamada tarama: borçludan satıcıya
Faktoring, finansman ve finansal kiralama şirketlerinde tek bir işlem dosyasında birden fazla taraf vardır: müşteri, faturanın borçlusu, malın satıcısı, kefil. Bu yazı bu tarafların her birinin dosyanın hangi aşamasında taranacağını ve dosya kapanana kadar sonucun nasıl taşınacağını anlatıyor.
Finansman ve faktoring şirketleri ile finansal kiralama şirketleri, Tedbirler Yönetmeliği'nde 5549 sayılı Kanun'un yükümlüleri arasında ayrı bentlerde sayılır. Bu sektörlerde taramanın zorluğu, riskin çoğu zaman sözleşmenin karşı tarafında değil dosyadaki üçüncü kişide durmasıdır.
Bir dosyanın tarama aşamaları
- Müşteri başvurusuBaşvuran şirket, ortakları ve imza yetkilileri ilk değerlendirmeden önce taranır.
- Fatura temlikiFaktoringde her yeni fatura listesinde borçlular taranır; daha önce taranmış borçlu yalnızca liste değiştiyse yeniden taranır.
- Satıcı ve malKiralamada malı satan firma, ithal maldaysa yurt dışı satıcı ve malın menşe ülkesi sözleşmeden önce kontrol edilir.
- Kefil ve teminatKefiller ve teminat veren üçüncü kişiler sözleşme imzalanmadan taranır.
- Ödeme ve tahsilatÖdemeyi müşteri yerine üçüncü bir kişi yaparsa ödeyen taranır; beklenmedik ödeyen dosyaya not edilir.
Faktoringde borçlu taraması
Faktoring şirketi, müşterisinin faturasını devralır; tahsilat faturanın borçlusundan yapılır. Bu yüzden borçlu da en az müşteri kadar önemlidir. Borçlu çoğu zaman sizin müşteriniz değildir, kimlik bilgilerine erişiminiz sınırlıdır; elinizde unvan, vergi numarası ve adres olur. Kuruluş taramasında tür olarak "kuruluş" seçmek ve ülkeyi girmek, kişi kayıtlarıyla karışan eşleşmeleri azaltır.
Aynı borçlu yüzlerce faturada geçebilir. Her faturada yeniden taramak yerine, borçluyu ilk faturada tarayıp sonucu borçlu kaydına bağlamak ve listeler güncellendikçe borçlu listesini toplu olarak yeniden taramak daha verimlidir. Hangi olayların yeniden taramayı gerektirdiği yeniden tarama rehberinde anlatılıyor.
Kiralamada satıcı ve menşe
Finansal kiralamada şirket, müşterinin seçtiği malı satıcıdan satın alır ve müşteriye kiralar. Satıcıya ödeme doğrudan sizin hesabınızdan çıkar. İthal makine ya da ekipmanda yurt dışı satıcının ve aracı firmanın taranması, ödeme talimatı verilmeden tamamlanmalıdır. Malın menşei ve satıcının bulunduğu ülke, ülke bazlı yaptırımlar açısından ayrıca değerlendirilir.
Finansmanda bayi kanalı
Tüketici finansmanında başvurular çoğu zaman bir bayi ya da satış noktası üzerinden gelir. Bayi başvuruyu sisteme girer, onay dakikalar içinde beklenir. Bu akışta tarama otomatik olmalı, eşleşme çıkan başvuru bayiye gerekçe gösterilmeden "değerlendirmede" durumuna alınmalıdır. Bayilerin kendisi de anlaşma öncesinde ve düzenli aralıklarla taranır.
Örnek: yeni bir faktoring müşterisi
Bir tekstil firması ilk kez fatura getirir. Dosya açılırken firma, iki ortağı ve imza yetkilisi taranır; sonuçlar temiz çıkar. Firmanın getirdiği listede sekiz farklı borçlu vardır. Yedisi temiz çıkar, birinde yurt dışı bir alıcının unvanı listedeki bir kuruluşla benzerlik gösterir. Operasyon ekibi o faturayı listeden ayırır, kalan yedi fatura için işlem devam eder. Benzerlik gösteren borçlunun ülkesi, adresi ve sicil bilgileri karşılaştırılır; ayrı bir kuruluş olduğu anlaşılır ve gerekçe borçlu kaydına yazılır. Bir sonraki fatura listesinde aynı borçlu geldiğinde inceleme tekrarlanmaz.
Bu sektörde sık görülen aksaklıklar
- Yalnızca müşteriyi tarayıp faturanın borçlusunu atlamak,
- Kefilleri sözleşme imzalandıktan sonra taramak,
- İthal ekipmanda yurt dışı satıcıyı değil, yalnızca Türkiye'deki aracıyı taramak,
- Uzun süreli kiralama dosyalarında ilk taramadan sonra yeniden taramamak,
- Üçüncü kişiden gelen ödemeyi sorgusuz tahsil etmek.
Borçlu listesini toplu taramak
Faktoring portföyünde borçlu sayısı müşteri sayısının birkaç katıdır. Borçlu listesini muhasebe ya da operasyon sisteminden düzenli olarak dışa aktarıp toplu taramak, her faturada tek tek bakmaktan hem hızlı hem tutarlıdır. Toplu taramada her borçlunun vergi numarası ya da ülkesi satırda yer almalıdır; yalnızca unvanla yapılan toplu tarama, kısaltmalar ve şirket türü ekleri yüzünden gereksiz eşleşme üretir.
Dosya kaydı
Her tarafın tarama sonucu dosyaya eklenir: kim, hangi tarihte, hangi bilgilerle tarandı ve sonuç ne oldu. Dosya yıllarca açık kalabilen bir kiralama sözleşmesiyse, sözleşme süresince yapılan yeniden taramalar da aynı dosyada birikir. Eşleşmelerin nasıl ayıklanıp gerekçelendirileceğini ayıklama rehberinde bulabilirsiniz. Araç kiralama ve taşıt finansmanında galeri tarafındaki akış için oto galeri yazısına bakın.
Sıradaki sektör: Ödeme ve elektronik para kuruluşu