İhracat ve lojistikte tarama: proformadan konşimentoya

Taramanın gerekçesi burada mevzuattaki yükümlülük değil, işin kendisidir. Yaptırım listesindeki bir alıcıya mal göndermek ödemenin bankada takılması, malın gümrükte ya da limanda kalması ve muhabir bankaların firmayla çalışmayı sorgulaması gibi sonuçlar doğurabilir. Bazı ülkelerin yaptırım rejimleri, kendi ülkesi dışındaki firmaların yaptırımlı taraflarla işlemlerini de hedef alabilir. Çift kullanımlı ürünler ise ayrıca ihracat kontrolü kurallarına tabidir.

Proformadan önce alıcı

İlk temas genellikle bir e-posta ya da fuar görüşmesiyle başlar ve satış ekibi proformayı hızla göndermek ister. Taramanın yeri tam burasıdır: proformada alıcının unvanı ve adresi zaten yazılıdır. Unvanı kuruluş olarak, ülkesiyle birlikte tarayın; firmanın yetkilisini de kişi olarak ayrı bir satırda. Yabancı unvanlar farklı dillerde ve kısaltmalarla yazılabilir; taramanın farklı yazılışları nasıl ele aldığına bakın.

Malı kim teslim alıyor

Sevkiyat belgelerinde malı teslim alacak taraf ile faturadaki alıcı her zaman aynı değildir. Bir üçüncü ülkedeki aracı firma ya da adı ilk kez duyulan bir teslim alıcı, dikkat edilmesi gereken bir işarettir. Konşimento hazırlanırken teslim alan ve bildirim yapılacak tarafları da tarayın. Taşıyıcı ve gemi bilgileri de bazı yaptırım listelerinde yer alabilir; deniz taşımacılığında taşıyıcının kontrolü yükleme öncesinde yapılmalıdır.

Banka sorduğunda hazır dosya

Bankalar ihracat ödemelerinde zaman zaman alıcı, malın türü ve son kullanıcı hakkında bilgi ister. Bu sorulara hızlı yanıt vermenin yolu, her sevkiyat için bir tarama dosyası tutmaktır: alıcı, teslim alan, taşıyıcı ve bankalar için tarama tarihi ve sonucu. Sonuçların CSV ya da yazdırılmış hali bu dosya için yeterlidir. Bankaların bu taramayı kendi taraflarında nasıl yaptığını banka yazısında anlattık.

Tedarikçi tarafı

İthalat yapan ya da yurt dışından hammadde alan firmalar için aynı mantık tedarikçiye uygulanır: ilk siparişten önce tedarikçi ve onun bankası taranır. Kıymetli maden ithalatı yapan firmalar için tedarik tarafındaki akış kuyumcu ve kıymetli maden yazısında ayrıca ele alındı.

Örnek: yeni bir pazardan ilk sipariş

Bir makine parçası ihracatçısı, fuarda tanıştığı bir distribütörden ilk siparişi alır. Satış ekibi proformayı hazırlamadan önce distribütörün unvanını kuruluş olarak, genel müdürünü kişi olarak tarar; sonuçlar temizdir. Ödeme akreditifle yapılacaktır; akreditifi açan bankanın adı da kontrol edilir. Yükleme öncesinde konşimentoda teslim alıcı olarak farklı bir lojistik firmasının yazıldığı görülür; bu firma da taranır ve sonuç sevkiyat dosyasına eklenir. Birkaç ay sonra banka ödeme sırasında alıcı ve teslim alan hakkında soru sorduğunda, dosya hazırdır.

Bu sektörde sık görülen aksaklıklar

• Yalnızca faturadaki alıcıyı taramak, teslim alan tarafı atlamak,
• Düzenli alıcıyı ilk siparişten sonra hiç yeniden taramamak,
• Alıcının bankasını kontrol etmemek,
• Tarama sonuçlarını sevkiyat dosyası yerine e-posta kutusunda bırakmak.

Müşteri ve tedarikçi listesinin bakımı

İhracatçıların çoğunun müşteri listesi ERP sisteminde durur. Bu listeyi yılda birkaç kez ve özellikle büyük yaptırım paketlerinin açıklandığı dönemlerin ardından toplu olarak taramak, aktif müşterilerden birinin listeye girip girmediğini sevkiyat anını beklemeden gösterir. Listedeki her firmanın ülkesi ayrı bir sütunda tutulursa toplu taramanın sonucu çok daha temiz olur.

Eşleşme çıkarsa sevkiyat durur

Bir alıcıda olası eşleşme çıktığında satış ekibinin yapacağı şey sevkiyatı bekletmek ve eşleşmeyi incelemektir. Firmanın kuruluş ülkesi, adresi ve sicil bilgileri listedeki kayıtla karşılaştırılır. Kişi eşleşmelerinde doğum tarihi ve uyruk belirleyicidir. Karar ve gerekçesi sevkiyat dosyasına yazılır; inceleme yöntemi eşleşme rehberinde.

Sıradaki sektör: Kuyumcu ve kıymetli maden